Collaborazione e team

Il servizio di posta elettronica e collaborazione enterprise di VaiSulWeb consentirà di migliore la produttività e l'efficienza della tua azienda e migliorerà l'interazione tra colleghi e team di lavoro. Di seguito potrai trovare maggiori informazioni sulle principali funzionalità del servizio e dettagli sui casi d'uso. Fai click sulle immagini per ingrandirle.
Condivisione dei dati
Funzionalità avanzate per condividere i dati all'interno dell'azienda
Presenza e chat
Scambiare velocemente informazioni anche in mobilità
Rubriche aziendali
Informazioni sempre aggiornate in modo automatico
API di integrazione
Nuovi scenari di integrazione con sistemi di terze parti
Condivisione dei dati
Le funzionalità di condivisione dei dati del servizio consentono di attivare meccanismi di collaborazione avanzati e di distribuzione delle informazioni in team di lavoro. Ogni utente potrà stabilire quali informazioni vengano condivise con il proprio gruppo di lavoro o con utenti specifici.

Inoltre, ogni utente può stabilire il livello di accesso che questi soggetti possano avere alle proprie informazioni. Si può ad esempio condividere il proprio calendario in sola lettura con un utente specifico oppure consentire ad uno o più responsabili di accedere in modalità di lettura/scrittura. Questo consentirà ad un responsabile del team di inserire eventi sul calendario delle persone che gestisce (un appuntamento, un evento, una riunione etc.) e l'utente riceverà questo nuovo elemento alla sincronizzazione successiva del calendario, ad esempio sul proprio smartphone o sul proprio tablet. +

Oltre al calendario sarà possibile consentire l'accesso anche a una o più cartelle di posta elettronica, inclusa la cartella principale, in modo che altri utenti (o l'intero team di lavoro) possano leggere i messaggi arrivati, magari relativi ad uno specifico argomento. La possibilità di gestire sul server (attraverso la definizione di regole) lo smistamento dei messaggi consente di creare delle regole che trasferiscano automaticamente messaggi o gruppi di messaggi all'interno di specifiche cartelle (ad esempio tutti quelli provenienti da un mittente specifico o che abbiano una determinata parola nell'oggetto etc.), rendendo la condivisione delle informazioni semplice ed efficiente.

La condivisione della rubrica personale, oltre che consentire ad altri utenti di reperire informazioni sui contatti, consente a responsabili del team di inserire direttamente in rubrica informazioni come numeri di telefono, contatti e-mail ed altre informazioni che possano essere utili all'utente. Alla successiva sincronizzazione di Outlook, del proprio smartphone o tablet, l'utente riceverà automaticamente queste informazioni sul dispositivo.

Similmente, l'accesso in scrittura a note ed attività consentirà al responsabile del team o ad un utente autorizzato di inserire nuovi elementi che l'utente possa poi ricevere attraverso la sincronizzazione, anche in mobilità.

La compatibilità con Microsoft Exchange rende possibile utilizzare decine di migliaia di dispositivi (PC, notebook, laptop, smartphone, tablet, sistemi ibridi etc.) mentre il supporto per i protocolli CalDAV e CardDAV assicura la compatibilità con gli apparecchi che non supportino Microsoft Exchange ActiveSync ma usino standard aperti.

Presenza e messaggistica
L'efficienza del team di lavoro e della collaborazione migliora con le funzionalità di presenza e messaggistica aziendale. Ogni utente è informato sulla presenza e sullo stato dei suoi colleghi attraverso le apposite visualizzazioni nella webmail o sui client installabili su dispositivi mobili e fissi e possono così decidere se iniziare una discussione o meno.

La messaggistica interna consente di dialogare con i colleghi del team o con qualsiasi altro utente dell'azienda. Le discussioni (o chat) vengono archiviate sul server e sono sempre disponibili per essere consultate in un momento successivo e sono quindi utili anche per fornire informazioni da archiviare in seguito (ad es. indirizzi e-mail, numeri di telefono etc.). +

L'archiviazione delle chat sul server garantisce la sicurezza e la riservatezza dei dati aziendali che non saranno presenti su server di terze parti come Whatsapp o Skype o la chat di Google. Tali informazioni non saranno accessibili dall'esterno nè verranno usate o analizzate per produrre pubblicità mirata. Tutti i dati delle chat, così come quelli delle e-mail e la altre informazioni, rimarranno memorizzati sui server aziendali e potranno essere rimosse dagli amministratori dell'azienda o secondo le politiche di cancellazione automatica dei dati adottate da VaiSulWeb.
Rubriche aziendali
Una rubrica aziendale centralizzata mantiene memorizzati tutti i contatti dei colleghi di lavoro e si aggiorna automaticamente quando questi ultimi modifichino le proprie informazioni. Non sarà più necessario capire come reperire il numero di telefono, quello di FAX o l'indirizzo e-mail di colleghi con i quali non si collabora spesso perchè queste informazioni saranno sempre disponibili ed aggiornate.

Se si attiva la sincronizzazione con i dispositivi mobili (ad es. smartphone o tablet) queste informazioni saranno disponibili ed accessibili anche dalla rubrica del proprio telefono cellulare per effettuare chiamate o inviare e-mail. +

La rubrica personale viene aggiornata in modo simile e mantiene tutte le informazioni sui propri contatti personali. Quando si effettua una modifica ad un contatto su uno dei dispositivi (ad es. la modifica del numero di telefono dal proprio cellulare), l'operazione di sincronizzazione riporterà le modifiche anche sul server.

La condivisione della propria rubrica personale, come indicato in precedenza, può consentire al responsabile del team o ad un altro utente autorizzato di aggiungere contatti rilevanti per l'utente ed averli automaticamente sincronizzati sui dispositivi.

Inoltre, non si dovrà più temere di perdere la propria rubrica personale perchè, in caso di smarrimento o furto di uno dei dispositivi (smartphone, tablet, PC, notebook etc.) basterà effettuare la configurazione del proprio account sul nuovo dispositivo e tutti i dati dei propri contatti personali verranno automaticamente ripristinati. In caso di furto o smarrimento di un dispositivo mobile, inoltre, è possibile lanciare la cancellazione automatica dei dati aziendali*

* richiede che il dispositivo sottratto o smarrito possa collegarsi alla rete Internet per pochi secondi

API di integrazione
Per scenari più avanzati sono disponibili API per l'integrazione con sistemi di automazione o LoB. Le tue applicazioni aziendali potranno interfacciarsi con il sistema di posta elettronica enterprise, acquisendo o inserendo informazioni. Potrai progettare sistemi di automazione che possano eseguire compiti specifici al verificarsi di eventi o in base a dati memorizzati sul server (e-mail, calendario etc.). +

Tutte le comunicazioni avverranno attraverso Web Service standard ed attraverso una API stabile ed efficiente della quale è disponibile una estesa documentazione. Il collegamento potrà essere attivato attraverso qualsiasi linguaggio in grado di dialogare con Web Service SOAP. L'integrazione di sistemi proprietari con il sistema di messaggistica e collaborazione aumenterà notevolmente la produttività della tua azienda senza stravolgere il modo di lavorare degli utenti.

Cancellazione remota dei dati dei dispositivi

Quando un dispositivo sincronizzato con il server di posta aziendale viene smarrito o rubato, utenti malintenzionati potrebbero riuscire ad accedere a dati aziendali riservati, esponendo informazioni potenzialmente sensibili al rischio di furto o di uso improprio. Gli amministartori dei domini di posta potranno procedere alla cancellazione remota dei dati di un dispositivo sincronizzato attraverso il protocollo ActiveSync (Exchange). Se il dispositivo è connesso alla rete Internet, i dati aziendali dell'account verranno rimossi. Quando l'utente otterrà un altro dispositivo, potrà ritrovare tutti i propri dati alla prima sincronizzazione.

Il più completo supporto per dispositivi

Il sistema di posta elettronica e collaborazione di VaiSulWeb evolve velocemente seguendo i trend più moderni e diffusi. Attraverso il supporto di tutti i più comuni protocolli di comunicazione (da Exchange ActiveSync a Exchange Web Service, da CalDAV e CardDav ai protocolli più comuni come IMAP e POP3, il servizio supporta il più vasto set di client, sistemi operativi e dispositivi. I nostri software continuano ad evolvere per includere nuove funzionalità, nuove metodologie di collaborazione ed i dispositivi più recenti.

Accedi ai dati dovunque tu sia

Posta elettronica, allegati, appuntamenti ed eventi, rubriche aziendali, file, chat ed informazioni sulla presenza : tutti i dati aziendali sono disponibili attraverso un browser Web, ovunque tu sia. Potrai quindi avere a disposizione tutte le informazioni di cui hai bisogno per restare sempre connesso e reagire velocemente quando necessario.

Il tutto senza sacrificare la collaborazione ed interazione con i tuoi colleghi perchè anche tutte le funzionalità di collaborazione saranno disponibili con un semplice browser di ultima generazione. Un nuovo modo di lavorare.

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